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-簡潔に分かりやすく物事を伝えるコツ- 第130号

2017.04.28 カテゴリー/ Column 

こんにちは。田村良介です。


もう15年も前、この特許の業界に入ったばかりの頃です。

当時勤めていた特許事務所で、上司から、

「所長と話をするときは10秒以内に話をまとめなさい」

と言われていました。


さすがに、発明や拒絶理由通知の内容を説明するのに、
10秒は無理だよ~、と思っていたわけですが、

事前に、図や表を準備するなどして、
できるだけ、分かりやすく、簡潔に説明できるように心がけていました。


それでも、話に要領を得ないところがあると、
雷を落とされていたのですが(笑)。


ただ、若い頃の、
簡潔に分かりやすく物事を伝える訓練は、
今になって非常に役に立っています。


例えば、特許制度を詳しく知らない方に、
特許制度をお伝えするときなど、

大変ありがたいことに、
「分かりやすい説明、ありがとうございます」

なんてことを言っていただくことがあります。

こう言っていただくのは、うれしかったりします。



簡潔に分かりやすく物事を伝えることは、
口頭の説明だけでなく、文章を書くときにも役立ちます。


例えば、拒絶理由通知への対応で、意見書を書くときも、

複雑なことを、できるだけ簡潔に分かりやすく書くことで、
説得力がうまれます。


逆に、たくさんのことを主張しているけど、
何がポイントなのかが分かりづらい文章は、
説得力に欠けます。


そこで、
簡潔に分かりやすく物事を伝えるためのコツは何か?
と考えてみたのですが、

・伝えたいことを、自らが十分に理解していること

・相手に理解してもらうための最低限の情報は何かを
 相手の立場に立って、想像してみること

・どのような話の流れでメッセージを伝えると、
 思考の流れが途切れることがないかを考えてみること

・一度に複数のことを伝えようとしないこと

などなど。


思いつくままに、書いてみましたが、他にもありそうですね。


特に「伝えたいことを十分に理解していること」は、
すごく重要なのではないかと思っています。

理解しているつもりでいても、
いざ伝えようとすると、理解できていないことに気付いたりしますからね。


理解が不十分だと、当然ですが、
言葉足らずになったり、説明が冗長になったりします。


30秒~1分間ほどで、
伝えたいことを伝えきれない場合は、

もう一度、準備にしっかり時間をとってもいいのかもしれませんね。




◆今日のポイント◆
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 ☆簡潔に分かりやすく物事を伝えるためのコツとは?

  ・伝えたいことを、自らが十分に理解していること

  ・相手に理解してもらうための最低限の情報は何かを
   相手の立場に立って、想像してみること

  ・どのような話の流れでメッセージを伝えると、
   思考の流れが途切れることがないかを考えてみること

  ・一度に複数のことを伝えようとしないこと


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