こんにちは。田村良介です。
もう１５年も前、この特許の業界に入ったばかりの頃です。
当時勤めていた特許事務所で、上司から、
「所長と話をするときは１０秒以内に話をまとめなさい」
と言われていました。
さすがに、発明や拒絶理由通知の内容を説明するのに、
１０秒は無理だよ～、と思っていたわけですが、
事前に、図や表を準備するなどして、
できるだけ、分かりやすく、簡潔に説明できるように心がけていました。
それでも、話に要領を得ないところがあると、
雷を落とされていたのですが（笑）。
ただ、若い頃の、
簡潔に分かりやすく物事を伝える訓練は、
今になって非常に役に立っています。
例えば、特許制度を詳しく知らない方に、
特許制度をお伝えするときなど、
大変ありがたいことに、
「分かりやすい説明、ありがとうございます」
なんてことを言っていただくことがあります。
こう言っていただくのは、うれしかったりします。
簡潔に分かりやすく物事を伝えることは、
口頭の説明だけでなく、文章を書くときにも役立ちます。
例えば、拒絶理由通知への対応で、意見書を書くときも、
複雑なことを、できるだけ簡潔に分かりやすく書くことで、
説得力がうまれます。
逆に、たくさんのことを主張しているけど、
何がポイントなのかが分かりづらい文章は、
説得力に欠けます。
そこで、
簡潔に分かりやすく物事を伝えるためのコツは何か？
と考えてみたのですが、
・伝えたいことを、自らが十分に理解していること
・相手に理解してもらうための最低限の情報は何かを
相手の立場に立って、想像してみること
・どのような話の流れでメッセージを伝えると、
思考の流れが途切れることがないかを考えてみること
・一度に複数のことを伝えようとしないこと
などなど。
思いつくままに、書いてみましたが、他にもありそうですね。
特に「伝えたいことを十分に理解していること」は、
すごく重要なのではないかと思っています。
理解しているつもりでいても、
いざ伝えようとすると、理解できていないことに気付いたりしますからね。
理解が不十分だと、当然ですが、
言葉足らずになったり、説明が冗長になったりします。
３０秒～１分間ほどで、
伝えたいことを伝えきれない場合は、
もう一度、準備にしっかり時間をとってもいいのかもしれませんね。
｜◆今日のポイント◆
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☆簡潔に分かりやすく物事を伝えるためのコツとは？
・伝えたいことを、自らが十分に理解していること
・相手に理解してもらうための最低限の情報は何かを
相手の立場に立って、想像してみること
・どのような話の流れでメッセージを伝えると、
思考の流れが途切れることがないかを考えてみること
・一度に複数のことを伝えようとしないこと
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